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En cas de sortie du contrat d'externalisation, pour faute, pour convenance ou à son échéance, la réversibilité permet à la société de reprendre en interne ou de faire reprendre par un tiers l'exploitation de tout ou partie de son système d'information. Les avocats Hervé Gabadou et Donatienne Blin rappellent l'importance de cette étape.
Une réversibilité bien réalisée doit garantir la restitution de l'ensemble des données dans des conditions de nature à garantir leur intégrité, leur sécurité et leur confidentialité.
Elle doit aussi permettre la récupération des actifs externalisés, notamment les matériels, la documentation d'installation et d'exploitation, les améliorations apportées par le prestataire, les paramétrages et les développements spécifiques réalisés pendant la durée de la relation contractuelle.
Elle doit également couvrir les questions juridiques, fiscales et sociales associées aux contrats concernés. Et le tout dans des délais contraignants et au profit souvent d'un prestataire par nature « concurrent ».
En résumé, la pérennité même d'une entreprise peut se trouver exposée.
Prévenir plutôt que guérir
L'enjeu mérite qu'on s'en préoccupe durant les discussions précédant la signature du contrat avec le prestataire. Cette phase de réversibilité doit être envisagée dès la conclusion du contrat, se construit et s'adapte tout au long de celui-ci. C'est un projet en soi.
Bien sûr, cela impliquera de préciser dans le détail l'étendue des éléments matériels et logiciels qui seront compris dans l'opération de transfert, la façon dont les solutions adaptées aux besoins de l'entité sortante seront «démutualisées», les conditions dans lesquelles les données seront sauvegardées, et remises à l'entité sortante puis détruites par l'ancien prestataire.
Il faudra également prévoir un transfert de compétences au profit du client ou d'un prestataire concurrent, en tenant compte des choix technologiques opérés pendant l'exploitation.
Les problèmes auxquels l'imprudence expose
Dans un contexte souvent conflictuel, des difficultés peuvent venir perturber le bon déroulement des opérations, tenant par exemple à des désaccords sur le périmètre de réversibilité, à la restitution d'éléments (données, logiciels ou documentation) corrompus, régressifs ou incomplets, à des refus d'assistance, sur un fond de discussions financières, confinant à l'abus.
Les questions financières, non anticipées, sont en effet souvent (pour ne pas dire toujours) au centre des débats.
De même, une dépendance technologique forte, pouvant résulter de choix non débattus en faveur d'architectures ou de solutions difficilement disponibles sur le marché, est un facteur de risque lorsque ce choix n'est pas géré.
A titre d'illustration, l'utilisation de solutions open source, sur lesquelles un employé du prestataire serait seul intervenu en cours de contrat sans mise à jour de la documentation d'installation et d'exploitation, et sans la moindre assistance à la reprise, met gravement en risque la continuité d'exploitation.
De telles difficultés sont susceptibles d'entraver les opérations de réversibilité, portant préjudice à la société sortante qui se voit contrainte de reporter la date prévue de reprise (de bascule en production) de la fonction externalisée sur les serveurs du prestataire tiers. Elles peuvent également conduire, en l'absence de résolution amiable entre les parties, à bloquer définitivement les opérations de réversibilité et par là-même à porter atteinte de manière irréversible à la continuité de l'activité de la société sortante.
