Pas d’Intranet efficace et pérenne, sans organisation active et structurée, assure le chargé de mission Web de la direction départementale de la Dordogne. Pour faire évoluer les 7 sites Intranet et 43 espaces collaboratifs implantés à la direction départementale de l’équipement de la Dordogne, Philippe Vigier doit compter sur des relais efficaces dans chaque communauté. « Créée pour formaliser un rapport d’activités le temps de quelques mois ou pour progresser dans la connaissance d’une expertise, toute communauté efficace s’appuie nécessairement sur les initiatives d’un animateur et les travaux d’un chef de projet », assure-t-il. Sa première mission de responsable Intranet : détecter les acteurs les plus motivés, ceux qui auront fait preuve d’initiatives et seront, à ce titre, susceptibles d’entraîner le groupe dans son sillage. « Les outils informatiques sont connus, désormais efficaces et leur choix devient pour moi secondaire par rapport à l’organisation humaine qui fera d’une communauté et d’un espace collaboratif, un succès ou un échec », résume-t-il. Animateur lui-même d’un réseau de dessinateurs à ses débuts, puis formateur, Philippe Vigier s’applique ensuite à transmettre son savoir technique aux bonnes personnes-relais. Les autres membres de la communauté recevront une formation nécessaire et suffisante pour avoir envie d’en savoir plus sur l’art et la manière de tirer le meilleur profit des enseignements du groupe, via Intranets, Extranets et autres espaces collaboratifs.
Exemple de réussite à la direction départementale de la Dordogne, une communauté de 145 professionnels disséminée sur plusieurs sites différents échange sur Intranet et progresse depuis 5 ans sur la notion de développement durable. « lorsqu’un intervenant accepte de faire partie d’une communauté, il doit comprendre qu’il doit donner pour permettre au groupe d’avancer ». Cet impératif, Philippe Vigier n’omet pas de le signaler à la hiérarchie de l’intéressé, évitant ainsi un éventuel blocage de sa part.
Sa recette pour éviter l’érosion naturelle de fréquentation d’un site collaboratif, la lassitude des utilisateurs, les freins ambiants ? « Beaucoup d’observations, un peu d’intuition qui permettra éventuellement de convertir un obstacle passager en une fonction nouvelle sur le site ». Une communauté dans laquelle la contribution de chacun aura, d’une façon ou d’une autre, été valorisée. Chose primordiale dans le contexte actuel de réforme et de mobilité extrême de la fonction publique.

Echanges de bons procédés

Dans le groupe Pernod-Ricard, la promotion du site intranet Sales & Marketing passe aussi par la participation des utilisateurs et leurs capacités d’innovation.
Instauré en 2004, le concours Premier Awards est devenu le grand rendez-vous annuel des 1400 collaborateurs de cette entité Sales & Marketing. Ce concours vise à encourager le partage d’expériences au sein du groupe. Un prix récompensant les bonnes pratiques mises en oeuvre sur le terrain et publiées sur l'Intranet, et qui permet également de saluer les initiatives locales. Il conforte du même coup le rôle de courroie de transmission du site Intranet Sales & Marketing, auprès de tous les représentants de la fonction marketing. Depuis l’édition 2009, ceux-ci publient eux-mêmes leurs bonnes pratiques, sur cet Intranet constitué avec Oracle Web Center (anciennement Aqua Logic de BEA).
Pour accompagner l’appropriation de l’Intranet par les abonnés, plusieurs actions sont menées à la lumière des données de fréquentation enregistrées par l’outil de statistiques WebTrends. « Ce logiciel nous délivre notamment des données précises sur l’ensemble des sections consultées et la provenance des utilisateurs », complète Pierre Sermain chef de projet DSI Groupe sur tous les intranets métiers. D’ici 2012, cet Intranet doit devenir « l’outil de la communauté pour la communauté », précisent Emmanuelle Benoist, responsable Intranet marketing. Charge en pratique aux administrateurs d’élaborer les méthodes et outils nécessaires pour faire intervenir un nombre croissant d’abonnés et faciliter les échanges entre les équipes.
« L'usage des outils du WEB 2.0 n’est pas encore assez répandu dans les habitudes des collaborateurs du Groupe », estime Pierre Sermain. « Pour développer ces pratiques, les outils seuls ne suffisent pas et nous devons également définir des méthodes adaptées à la culture de cette entreprise ».
Le succès rencontré par ce concours annuel, la pérennité du site et de sa fréquentation – près de 4000 consultations mensuelles - témoignent de la progression des espaces collaboratifs dans ce groupe de près de 20 000 employés.

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