« Les règles d’utilisation d’un intranet doivent être définies par l’employeur dans le respect des règles de transparence et de proportionnalité. Un intranet est en effet un outil de travail mis à la disposition des employés par l’employeur. Ce dernier a donc un pouvoir de contrôle sur les conditions d’utilisation de cet outil qu’il peut définir comme il l’entend.
La règle de transparence impose à l’employeur d’informer et de consulter le comité d’entreprise, préalablement à la mise en œuvre de son projet d’intranet lorsqu’il s’agit d’un projet « important d’introduction de nouvelles technologies (…) susceptibles d’avoir des conséquences sur l’emploi, la qualification, la rémunération, la formation ou les conditions de travail » (Code du travail, art L.2323-3, L.2323-13 et L. 2323-32). De même, les employés doivent avoir été informés car « aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance » (Code du travail, art. L. 1222-4).
Enfin, si l’intranet doit permettre de collecter et de traiter des données à caractère personnel, des formalités déclaratives auprès de la CNIL s’imposent.

A défaut du respect d’une seule de ces formalités, la preuve collectée pour démontrer par exemple l’utilisation abusive ou non conforme de l’intranet, pourra être déclarée irrecevable.
Par ailleurs, les mesures de contrôle mises en œuvre par l’employeur doivent être « justifiées par la nature de la tâche à accomplir et proportionnées au but recherché » (Code du travail, art. L.1121-1). Cette appréciation est bien sûr très subjective et procédera d’une analyse au cas par cas.

En marge de ces questions, on rappellera que l’intranet est nourri par des documents fournis par l’entreprise et par les salariés. Or, si de tels documents peuvent constituer des éléments de preuve, l’employeur doit se préoccuper de leur intégrité. A cet effet, il est utile de hiérarchiser les documents comme cela se fait naturellement dans la vie courante (on sait faire la distinction entre la carte postale, la lettre simple et la lettre recommandée). Ceci, afin d’identifier les documents qui doivent pouvoir être produits à titre de preuve. Il peut donc être utile de mettre en place une politique d’archivage et de s’interroger sur l’accessibilité des données, leur intégrité, l’authentification des auteurs, leur lisibilité à terme….
Enfin, au titre de la continuité du service, des précautions doivent être prises pour anticiper certains risques : que se passe-t-il si l’accès à l’Intranet est supprimé ? Une interruption provisoire est-elle de nature à mettre en difficulté l’entreprise ? Le contenu d’un intranet a pour l’entreprise, une valeur patrimoniale qu’il convient de savoir préserver ».

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