l'information professionnelle Intranet et Travail Collaboratif 
Facteur de cohésion, de coordination et d’émulation dans les entreprises, le contenu d’Intranets assidûment fréquentés se transforme alternativement en bulletins d’informations personnalisés, flashs audiovisuels ou encore recueils d’études de cas riches d’enseignement pour le public-cible.
A périodicité régulière, quotidienne comme c’est le cas chez Système U évoqué dans ce numéro, il devient un véritable tableau de bord, à partir duquel le public visé pourra définir ses actions, son emploi du temps. A partir de l’Intranet, « on construit un poste de travail métier, dont une partie est consacrée à la récupération de contenu », résume Frédéric Alin, consultant chez Sopra Group. Dans des entreprises réparties sur un grand nombre de sites, il permet aux différents salariés de coordonner leurs activités entre eux. Pour personnaliser l’information ainsi délivrée, la compagnie d’assurances Maaf a choisi le développement spécifique d’un Intranet sur lequel elle délivre de l’information profilée par utilisateur, par domaine d’activité et niveau d’intervention dans la relation client. Pour pallier la dispersion de ses équipes dans 70 pays différents, des multinationales comme Pernod-Ricard, instituent la publication de bonnes pratiques par les équipes du terrain. Cet outil de partage d’expériences – plus de 800 expériences collectées en 5 ans – a été conçu pour le moment sous la forme d’une publication annuelle. Il doit permettre à la fois d’instituer l’Intranet du groupe comme un outil de communication privilégié, de récompenser les meilleures initiatives et de permettre aux expériences concluantes de se généraliser.
Olivier Heckmann, directeur général de KewegoPersonnaliser le poste de travail
« La façon de concevoir aujourd’hui un poste de travail en entreprise, comporte une vue de l’écran présenté périodiquement à chaque utilisateur », indique Frédéric Alin. « Elle comprend déjà dans certains cas une corbeille de tâches, une boîte de réception de mails ». A partir de cette vue, chaque salarié concerné va pouvoir bâtir une stratégie d’action, voire organiser sa journée. « Ce type d’Intranet d’ores et déjà opérationnel dans certaines entreprises met en œuvre des outils de Workflow et suppose ainsi une personnalisation très fine des envois », souligne Frédéric Alin. « Le web 2.0 porte en lui une promesse d’organisation en réseau dans laquelle chaque intervenant devient alternativement « sachant » et « apprenant ». La transmission du savoir s’opère alors par échanges d’informations réguliers entre les différents spécialistes de chaque secteur ». L’Intranet et les publications périodiques qu’il contient délivrent la matière nécessaire pour nourrir ces échanges.
Priorité à l’image
Plus informationnelle qu’opérationnelle, la publication vidéo mise en place par le prestataire spécialisé Kewego pour le groupe Caisse d’Epargne, calque son fonctionnement sur celui de France 3 : elle comporte un volet d’information général qui laisse ensuite périodiquement la place à des séquences locales, par pays et par langue, par filiale, par département… « Pour que chaque salarié puisse accéder à l’information qui le concerne, nous avons mis en place un système de catégorisation de personnels à partir des informations contenues dans les annuaires de l’entreprise », précise Olivier Heckmann, directeur général de Kewego. De la même façon, différents profils de contributeurs ont été déterminés : administrateurs, responsables de rubriques. Pas de règle en revanche dans le cas de ce groupe sur l’origine de l’information, indifféremment centralisé et décentralisé. La Caisse d’Epargne institue ainsi, sur son Intranet, un nouveau média périodique d’informations centré sur l’utilisation massive de la vidéo. Une tendance lourde pour les années à venir, estime Olivier Heckmann : « Pour diffuser par exemple les bonnes pratiques de l’entreprise, la vidéo est un média dix fois plus puissant que l’information écrite. Ce qui paraissait hier comme un outil de communication incongru dans l’entreprise, connaît aujourd’hui un essor significatif dans les plus grandes entreprises d’envergure internationale ». De taille plus modeste, d’autres entreprises miseront sur le caractère opérationnel de l’information délivrée dans des formats plus classiques, pour fidéliser le public concerné.
